I dag er det mange som forventer en mottaksbekreftelse når de mailer inn til en bedrift eller en organisasjon. Dere må ta stilling til om dere ønsker å benytte dere av denne funksjonen eller ikke.

En slik bekreftelse sendes til kundene automatisk når de har sendt en mail til dere. Som oftest inneholder en slik bekreftelse hvilken svartid kunden kan forvente, åpningstider og eventuelt saksnummer. Dette er en funksjon som er valgfri å bruke.

For å legge inn mottaksbekreftelser i Innboks, gjør følgende:

1. Klikk på innstillinger (de tre horisontale strekene)oppe i den blå listen
2. Velg "innstillinger" for rett kanal
3. Gå til "Mottaksbekreftelse og saksnummer" i menyen på venstre side
   
4. Glem ikke å aktivere mottaksbekreftelser ved å huke av "Aktiver mottaksbekreftelse"! (Punkt 1)
5. I "Overskrift i bekreftelsen" definerer dere hva dere vil at emnefeltet i bekreftesesmailen skal være. Et tips her er å bruke flettefunksjoner, altså  { } symbolene. Da kan dere for eksempel skrive "Bekreftelse på din henvendelse: {title}", og da kommer {title} til å kopiere avsenderens emnefelt (Punkt 2)
6. Det finnes et flertall ulike hurtigkommandoer som kan brukes i mottaksbekreftelsen. Dere kan legge dem inn i emnefeltet og i brødteksten for å hente bestemt informasjon:

• {title} kopierer avsenderens emnefelt
• {text} kopierer teksten i kundens e-post
• {ticket} kopierer kundens saksnummer (se hvordan dette aktiveres lenger ned i denne guiden)

For å aktivere saksnummer i Kundo, gjør følgende:

Om du scroller ned på samme side som du finner mottaksbekreftelsene, finner du oppsettet for saksnummer

Huk av for "Aktiver saksnummer", om dere ønsker å benytte dere av denne funksjonen. Da vil et saksnummer alltid være synlig oppe til høyre når man klikker seg inn på en e-post i Kundo, og det vil også være synlig i emnefeltet til kunden. Et saksnummer kan være lurt å ha slik at kundene deres kan referere til tidligere henvendelser, om de ringer inn eller mailer dere på nytt. Saksnummeret er også søkbart, slik at dere enkelt finner frem til riktig henvendelse i Kundo Dashboard.

Unntak fra bekreftelser

Det er også mulig å ekskludere enkelte e-postadresser, slik at disse ikke mottar en bekreftelse. For eksempel interne e-postadresser. Fyll i de adressene som ikke skal ha bekreftelsen. Om dere vil legge inn et helt domene, kan dere bruke asterix (*). For eksempel slik: *@firmanavn.no. I Dette eksempelet vil alle e-poster som slutter på @firmanavn.no være unntatt mottaksbekreftelse og saksnummer.

Ikke glem å trykke lagre!